Noticias© Comunicación Institucional, 02/2008

Universidad de Navarra

Las reuniones de trabajo. Cómo evitar los despilfarros

Autor: Ángel Baguer Alcalá
Escuela de Ingenieros
Universidad de Navarra

Fecha: Febrero de 2008

Publicado en: Ambiente Plástico (México)

Cuando la estructura de las organizaciones era vertical con organigramas jerárquicos, el trabajo en equipo y por tanto las reuniones de trabajo eran escasas ya que las decisiones las tomaban los jefes y el empleado se limitaba en la mayoría de las ocasiones a cumplir y realizar lo que se le ordenaba.

La estructura organizacional horizontal por procesos con equipos de trabajo exige reuniones. Sin embargo esta necesidad se realiza en ocasiones de forma incorrecta por dos motivos:

•Se promueven más de lo debido reuniones innecesarias.
•Hay reuniones de trabajo que no se planifican adecuadamente, se convierten en tiempo perdido para la organización y suponen un alto coste para la misma.

1. LAS REUNIONES DE TRABAJO

Las reuniones son una vía muy extendida en las empresas para unificar criterios e integrar objetivos y en donde existe una comunicación directa. Forman parte de la vida de la empresa pero es preciso tener mucho cuidado; si no se planifican y organizan adecuadamente se convierten muchas veces en un despilfarro por el número elevado de horas de empleados perdidas de forma inútil.

2. JUSTIFICACIÓN DE LAS REUNIONES

Se estima que alrededor de un 50% de las reuniones son una pérdida de tiempo y suponen un alto coste para las empresas. Muchas veces se realizan reuniones que no están justificadas porque no se evalúa su coste. El coste de una reunión es la suma del producto de las horas empleadas de cada persona por su precio horario coste empresa. Este es el resultado de dividir el coste total anual del empleado para la empresa por el número total de horas de trabajo anuales netas que realiza, es decir: Salario bruto anual + coste anual de impuestos (seguridad social) a cargo de la empresa. Horas de trabajo anuales del trabajador (horas de convenio – horas de absentismo)

En empresas consideradas de vanguardia, con estructura organizacional horizontal basada en procesos y equipos de trabajo, se estima que pueden invertirse unas 100 horas anuales por empleado y año en el concepto de reuniones.

Si en una empresa, 600 empleados estuviesen sujetos a reuniones, si el despilfarro fuese del 10%, resultaría que se emplearían 60.000 horas en reuniones con una pérdida de 6.000 horas. Si el despilfarro llegase al 50% la pérdida supondría 30.000 horas.

Por tanto, dado el alto coste de las reuniones, solo deben hacerse las que estén justificadas.

3. PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES

Para que una reunión proporcione resultados positivos se necesita prepararla bien.


a) Tener muy claro el objetivo de la reunión:
Además es importante restringir los puntos a tratar. Cuando existen reuniones para tratar muchas cosas raramente producen efectos positivos sino todo lo contrario.


b) Planificación:
Es necesario que el que convoca la reunión se plantee:

•Quién debe asistir. Además hay que procurar limitar la lista de asistentes.
•Orden del día anticipado para que los participantes se preparen los temas.
•Qué es lo que cada asistente a la reunión debe preparar y llevar a la reunión: preparación de información y presentación.
•Establecer fecha y hora de comienzo y fin de la reunión.

El final de la reunión tiene que estar previsto para respetar la agenda de cada persona asistente.

c) Organización de la logística de la reunión: Es preciso tener en cuenta:

•Elegir y preparar adecuadamente el lugar de la reunión.
•Material necesario: ordenador, cañón, pizarra, material de oficina, etc.
•Clarificar la documentación que hay que manejar y aportar.

4. MÉTODO PARA QUE LAS REUNIONES SEAN EFICACES

a) Respetar los horarios establecidos:

•Puntualidad en el comienzo de la reunión.
•Terminar a la hora prevista.

b) Existencia de liderazgo en la reunión: Tiene que haber un líder que modere y canalice la reunión. Debe conducir la reunión tratando de que las personas puedan hablar libremente, puedan expresar sus opiniones, escuchen las propuestas de los demás y las analicen para dar su opinión favorable. Tiene que gestionar las posiciones enfrentadas, asignando el tiempo y controlándolo en los diferentes temas. Deberá tener en cuenta lo siguiente:

•Se seguirá el orden del día establecido.
•A veces es útil ver al comienzo los temas sencillos de fácil solución. Posteriormente se ven los temas que necesitan más dedicación.
•Es importante concentrarse en un solo tema. Es la mejor forma de optimizar el tiempo y ser eficaces. Cuando se acaba un tema se pasa a otro.
•Hablar innecesariamente de temas que han finalizado y obtenido conclusiones.
•El líder tiene que evitar que una persona se extienda innecesariamente, que hable más de la cuenta.
•Hay que evitar interrupciones.
•No hay que confundir consenso con unanimidad. Con el acercamiento de posturas se llega al consenso.
•Una decisión nunca se tomará por votación de los asistentes.
•Hay que obtener conclusiones claras.

c) Levantar acta: Muchas reuniones de trabajo, aunque hayan transcurrido con normalidad y eficacia no dan los frutos deseados por no haber dejado escritas con claridad las conclusiones y decisiones que se toman así como los responsables de llevar a la práctica las acciones y tareas correspondientes.

Por ello, tras cada reunión hay que levantar un acta en la que deberá constar:

•Fecha de la reunión.
•Asistentes.
•Temas tratados.
•Acuerdos tomados especificando el responsable de cada acción y el plazo de realización. Esto es fundamental para que las conclusiones y decisiones adoptadas sean operativas.
•Temas pendientes que deben tratarse en reuniones posteriores.
•Fecha de la próxima reunión si procede.

Una vez confeccionada el acta es preciso hacerla llegar a los asistentes.

d) Seguimiento: Los acuerdos obtenidos y las decisiones tomadas tienen que llevarse a la práctica. Para ello el líder del equipo chequeará de vez en cuando si las tareas están en curso o terminadas.

5. ACTITUD PARA TRABAJAR EN EQUIPO EN LAS REUNIONES

Ante cualquier tema que se trate una persona debe procurar:

•Profundizar en el conocimiento del tema.
•Escuchar y analizar los puntos de vista diferentes.
•Tratar de ver lo que ven los demás.
•Tener voluntad de cambiar de opinión.
•No importarle perder.
•Mostrar a los demás la justificación de sus propuestas y solicitar a los demás que hagan lo mismo con las suyas.
•No precipitarse en juicios prematuros pero es preciso tener iniciativa y arriesgar.
•No tener miedo a cometer errores.
•Trabajar con calidad, corrigiendo defectos sin culpar a los demás.
En una reunión de trabajo en equipo se habla y se escucha. Saber escuchar es lo más difícil. Una persona debe escuchar los distintos puntos de vista y exponer el suyo. Si verdaderamente se escucha se puede cambiar el punto de vista propio.

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