Para solicitar una videoconferencia debe realizar un parte de trabajo a los Servicios Informáticos, indicando los siguientes datos:

-Fecha y hora de la videoconferencia
-Lugares que participan
-Quién realiza la llamada
-Tipo de videoconferencia (H.323 ó RDSI)
-Número de líneas RDSI a utilizar (dependerá de las posibilidades del equipo remoto; 4 máximo)
-Breve descripción del acto (indicar turno de intervenciones)
-Lugar y responsable de la videoconferencia
-Teléfono de contacto
-Número de asistentes
-Material necesario (micrófonos inalámbricos, megafonía en la sala, traducción simultánea...)
-Dirección IP del otro lado (solo en caso de ser videoconferencia H.323)
-Características técnicas del equipo del otro extremo (importante para establecer compatibilidades)