La redacción de un manual para el
CTI implica una serie de normas y estilos que hacen de su conjunto, una
aportación de materiales con estilos similares. Y es
precisamente para perpetuar estos estilos, para lo que se ha editado
este documento.
En él, se indican los estilos de
las paginas, sus tipos de letras, los tamaños, las
características de sus logotipos y en fin, todo aquello que hace
del conjunto de sus manuales una obra elemental, que permita acceder al
alumno de la Universidad de Navarra a una obra sencilla y practica, que
le permita manejar con soltura los programas y elementos
informáticos más habituales en el transcurso de su
formación.
Este manual se ha elaborado para hacer
primero el documento en word (corresponde al aparatado 2) que
servirá como manual en papel y de ahí pasarlo a HTML
(apartado 3) para publicarlo después en el servidor
Todo manual en word, empieza con una
portada, en la que se coloca un encabezado a la pagina, en su primera
línea. Elegimos como estilo Barra,
y sobre fondo negro, y con una letra Times
New Roman de tamaño 12 en negrita cursiva y
minúsculas, colocamos en su izquierda, la fecha de
publicación del manual, de la forma AAAAMMDD siendo "A" el
año, "M" el mes, y "D" el día. En esa misma línea,
pero al lado derecho, se coloca el texto "Universidad de Navarra".
A 15.1 cm, colocaremos la segunda
línea de la portada, en ella se indicará
"Introducción a" y en la línea siguiente, el nombre del
programa que documentamos. Ambos títulos estarán escritos
con el estilo Nombre Manual, en Times New Roman de tamaño 36.
Al final de la página, crearemos
una tabla que dividiremos en 5 cm a la izquierda, y el resto a la
derecha. La división de la izquierda, nos servirá para
insertar en ella el logotipo del CTI como imagen, de forma centrada. La
siguiente división , estará alineada a la derecha, y en
ella se colocará un texto, de estilo logotipo,
y con letra Times New Roman de
tamaño 18 y en negrita, cuyo texto sea "Centro de
Tecnología informática".
Para concluir con la portada,
insertaremos un salto de sección, que diferencia ésta
sección de la próxima, dando paso a esta segunda
sección que es el índice, ya que nos permitirá
coger los datos de la paginación en otra sección aparte
sin interferencias por las páginas previas.
La segunda sección la iniciaremos
cuando finalicemos la redacción de la tercera, puesto que para
ello nos basaremos en el texto redactado en la tercera parte del
manual.
Y entonces, consistirá en
colocarnos en la página que le hemos reservado al índice,
y tras escribir el texto de "Tabla de contenidos" con letra Times New
Roman de tamaño 18, en negrita, y centrando el texto. Dejando un
salto de línea, pasaremos a activar los títulos.
Para poder iniciar la tercera
sección, y en ella lo que es propiamente dicha la
redacción del manual, volveremos a Insertar
/ Salto / Salto de sección / Página impar. De
ésta forma, podremos empezar la redacción del manual,
paginando desde la primera página
Hay que tener en cuenta que los manuales
deben estar preparados para ser impresos a doble cara, y dejando 0.5 cm
para la encuadernación (lo que hace que los márgenes de
las páginas pares e impares sean diferentes). La mejor manera de
acordarse de ello, es configurar la página desde el inicio de la
sección, o mejor aún desde el principio del documento.
Para configurar la sección o el documento de ésta forma
iremos a Archivo / Configurar página
dejándolo definido como se muestra a continuación.
2.3
Características del estilo del manual
Esta tercera sección puede
considerarse la principal del documento, pues es en la que está
todo el contenido.
2.3.1 El tipo de
letra
Como puede observarse, todo el texto
está escrito con una letra Times New Roman de tamaño 12,
con la excepción de aquellos términos que hagan
referencia a los comandos que deban ejecutarse siguiendo las
instrucciones que damos en el manual. De ésta forma distinguimos
el texto que aportamos, con conceptos que deben ejecutarse siguiendo
nuestras normas. Estos comandos de los que hablamos, estarán
redactados en Courier de tamaño 12. El tipo y tamaño de
los textos, es común en todo el documento.
2.3.2 El estilo
de los títulos
Sin embargo el tema de las
sangrías es más dependiente del párrafo en el que
nos situemos. De ésta forma, lo que estemos escribiendo bajo un
epígrafe de Título 1, estará sin sangrar. Uno que
sea de Título 2 estará a 0.5 cm, afectándole la
sangría no sólo a la primera línea, sino a todo el
texto que esté alineado con ese epígrafe. Los de
Título 3 estarán ya a 1.5 cm del borde izquierdo. Y los
que lleguen a alinearse con un Título 4 estarán
distanciados 2 cm de dicho borde.
Pero además de las
sangrías, la importancia de que el texto siga el estilo que le definamos, estriba el que
posteriormente nos salga el índice de forma inmediata y que
establezca links con aquellos puntos con los que hace referencia.
De ésta forma, mientras que todo
el texto del documento (excepto aquellos apartados en los que ya se
haya especificado lo contrario), pondremos un estilo
/ texto.
En aquellos títulos de primer
grado (Ej.: 1), pondremos un estilo /Titulo 1.
En los de segundo grado (Ej.: 1.1) ya será un estilo / Titulo 2. En los de tercer grado
(Ej.: 1.1.1), un estilo / Titulo 3. Y
en caso de haber hasta un cuarto grado(Ej.: 1.1.1.1), éste
sería un estilo / Titulo 4.
2.3.3 Encabezados
y pies de página
Habrá que tener también en
cuenta, que esta tercera sección, aunque no tiene insertado
ningún encabezado, sí que posee un pie de pagina
(diferente según se trate de páginas pares o impares). En
él se muestran dentro de una tabla dos partes diferenciadas.
Mientras que en la parte externa de la encuadernación se muestra
el nombre del manual, seguido por el número de página; en
la opuesta se muestra un texto que indica el propietario del manual:
CTI - Universidad de Navarra. Siendo las siglas de esta entidad (CTI)
las que se alinean en la cara más interna de la
encuadernación del manual. Estarán escritas con el estilo
de Pie de página, en letra Times New Roman, de tamaño 11,
negrita, cursiva, y con tinta blanca, de forma que resalte sobre el
fondo oscuro que posee la mitad del nombre del manual; la otra mitad del
texto, posee el color del texto negro.
2.4 Insertar una
imagen
Para aplicar color a un texto tras
seleccionarlo, se hace clic en el menú desplegable de color de
la barra de herramientas Formato,
aparecerá un cuadro de colores predefinido.
2.5 Tablas
|
Nombre de vía de acceso
|
Significa |
| opciones.html |
opciones.html se
encuentra en el directorio actual. |
|
/directorio2/opciones.html |
opciones.html se
encuentra en directori2, del directorio1, que a su vez está en
el directorio actual. |
Este formato de
Composer
|
Corresponde en HTML a
|
Dirección
|
<dirección>
|
Con formato
|
<PRE>
|
Elemento de lista
|
<LI>
|
Sin numerar
|
<UL>
|
Numerada
|
<OL>
|
Directorio
|
<DIR>
|
Menú
|
<MENU>
|
Lista de descripciones
|
<DL>
|
Título descriptivo
|
<DT>
|
Texto descriptivo
|
<DD>
|
Pero seguramente queden los conceptos
más claros, si además de entresacar los detalles que se
especifican, se hace una visión de su conjunto, intentando sacar
aquellos elementos que no se ajustan al perfil que hemos prefijado en
éstas líneas.
3. Convertir el
documento de word en página HTML
Los manuales del CTI están todos
creados en Microsoft Word. Para poner los manuales en el web se
convierten directamente a lenguaje HTML desde Word.
Ejemplo de manual a convertir.
Los pasos a seguir cuando se va a
convertir el documento en una página en HTML son los siguientes.
Es muy importante no saltarse ninguno:
1.Crear una carpeta con el nombre del
manual. La carpeta debe estar vacía.
2.Abrir en Microsoft Word el manual a
convertir.
3.Seleccionar la opción del
menú Archivo| Guardar como HTML.
Guardar dentro de la carpeta vacía el archivo, con el nombre"
indice.html"
Se abrirá esta ventana:
4.Tras pulsar Aceptar, hay que
tener paciencia, es un proceso lento dependiendo del volumen del
manual, el ordenador no está bloqueado.
5.Cuando termine de guardarse el
documento como HTML, el archivo que aparece abierto ya no es el
documento de word, es una página web. En este primer paso no
importa el aspecto.
6.Cerrar Microsoft Word.
En la conversión, Word no
sólo ha transformado el texto en lenguaje HTML, sino que
además ha extraido las imágenes del documento y ha creado
un duplicado de cada una en la carpeta que estaba vacía.
En la carpeta tienen que estar todas las
imagenes del manual. Comprobar en el navegador si aparecen todas. Si no
aparecen y la imagen original no estaba junto al manual en word,
habrá que capturar la imagen de nuevo.
Al extraerlas del documento de Word el
programa las guarda con este nombre "Image1", "Image 2", "Image 3"...,
y las convierte en archivos .GIF.
Conviene guardar previamente las
imágenes que se van a insertar, por si su calidad, no fuese la
idónea. Además del formato GIF, admite también
imágenes en formato jpg.
3.1 Cómo
capturar las imágenes para que no nos den problemas
Para capturar las imágenes sin
que al hacerlo ocupen mucho espacio, puede utilizarse el programa
Lview. Este programa lo podemos descargar desde aquí.
El programa es muy sencillo, basta con
abrir en Edit/Capture/Window y
seleccionar la imagen desde ahí, para guardarla como jpg.
Guardar la pantalla completa con la imagen de un email ocuparía
79 Kb en jpg; con el botón de imprimir
pantalla y creando una imagen nueva en el Photoshop y "grabando
una copia", (porque el original solo permite grabarlo en PDD), en jpg
ocuparía 210 Kb. Con Lview supone una tercera parte de lo que
ocupa de la otra forma.
Además, haciéndolo
así, en vez de guardar las imágenes como .GIF, se guardan
como .jpg (además de ocupar menos, pierden menos calidad cuando
se hacen más pequeñas desde word). Aunque si lo que se
quiere es modificar su tamaño, es mejor "retamañarlas"
desde el Photoshop (Imagen/Tamaño de
la imagen). Pero hay que grabarlas retamañadas
sólo una vez, porque conforme se hace eso varias veces, se
pierde también calidad.
Una vez que ya se tienen las
imágenes, se pueden insertar en el manual de word. Una vez
insertadas, (que no copiadas) y antes de ponerles ninguna flechita o
texto que lo acompañe, hay que asegurarse de que las
imágenes no son flotantes. Para ello, basta pinchar en la imagen
con el botón derecho del ratón, y elegir la opción Formato de objeto. Desde ahí, mirar en
la solapa Posición y comprobar
que no está señalado el checkbox Flotar
sobre el texto. Una vez puesta la imagen así, ya se
pueden insertar las flechitas y textos que parezcan convenientes.
Si se le añaden más
objetos gráficos o textos, que se considera que deberían
ir juntos, tienen que estar agrupados. Para ello, primero se hacen
todos los objetos que se vayan a incorporar. Cuando se tengan, se
seleccionan todos menos la imagen a la que se va a añadir los
objetos. Y de la barra de dibujo del word, se va a Dibujo/Agrupar. Todos los complementos de la
imagen se habrán convertido en uno sólo; se copian (Edicion/copiar). Luego, se hace doble clic
a la imagen y de esta forma se accede a una pantalla nueva en la que
sólo aparecerá la imagen y una barra de herramientas que
se llama Modificar imagen en la que hay
un par de botoncitos flotando:
|
- El primero permitirá modificar los
bordes de la imagen.
- Y Cerrar imagen,
volverá a la pantalla de texto donde estaba previamente.
|
Estas opciones se deben utilizar para
pegar primero sobre la imagen, el texto e imagen que se han copiado y
agrupado antes. Se colocan donde deban ir y entonces es cuando se
modifican los márgenes de la imagen con el botoncito mencionado.
Se selecionan las dos partes de la imagen que tiene ahora (la imagen y
el texto añadido) y se agrupa todo en una. Ya se puede volver al
documento word en el que se estaba yendo a Cerrar
imagen. Las imágenes, ahora, serán más
pequeñas, tendran más calidad y permitirán ser
utilizadas mejor para pasarlas a html.
Si se conservan las imágenes
sueltas hasta que se publique el manual en html, se podrán
insertar en el texto html aunque no tome la referencia desde el word.
3.2 Quitar el tamaño de las
imágenes
Cuando word convierte el manual original
en una página HTML aplica a las imágenes el tamaño
que tenían en el documento de Word. La mayoría de las
veces las imágenes que aparecen en los manuales se han
disminuido de tamaño.
La etiqueta de imagen aparece con las
medidas de altura y anchura que le transmite word:
<IMG SRC="Image1.GIF" WIDTH=159
HEIGHT=208>
Si la etiqueta de la imagen se deja
así y en word se le cambió el tamaño, la imagen
aparecerá borrosa, ya que no es su tamaño original. Por
eso es mejor eliminar la altura y la anchura en esas imágenes
para que se vean claramente.
Si en el manual aparecían varias
imágenes juntas en horizontal y estas son grandes hará
falta moverse horizontalmente para ver las dos. Esto es bastante
incómodo cuando se está navegando. De modo que cuando
esto suceda, es mejor alinear las imágenes en vertical. Si se
quiere es muy práctico insertarlas dentro de una tabla, esto
permite un mayor juego en la alineación de las imágenes y
asegura que todos los usuarios la van a ver en el mismo sitio de la
pantalla.
Los valores de width y height se pueden
quitar desde cualquier editor de texto, word, bloc de notas, wordpad o
desde el editplus. Si se hace un find o search de la etiqueta <IMG
SRC" resultará más fácil no dejarse ninguna con
parámetros de altura y anchura.
3.3 Eliminar la
portada del manual
Lo que aparece como portada en el manual
se borra. Únicamente se pondrá el título del
manual o una cabecera de imagen con el título del manual. La
tabla que contiene el icono del CTI se elimina.
El inicio del documento debe ser
únicamente la imagen de cabecera o el título del manual.
3.4. Crear el
índice del manual
Borrar "Tabla de contenido". La tabla de
contenido de Word aparecerá en html de forma parecida. Se
mantiene la numeración de los títulos, pero la
numeración de las páginas se ha sustituido por un
asterisco que funciona como link dentro de la misma página.
Titulo 1 *
Si se sustituye el "*" por el texto que
lo acompaña, se habrá convertido ese texto en el link,
aprovechando así las anclas que la conversión a word
proporcionó con el texto al que se hace el enlace.
Los títulos del manual van a
aparecer como links a las anclas del documento. Pero se va a intentar
mantener la estructura original del manual. Es decir los títulos
del nivel dos tendrán una sangría mayor que los del nivel
uno, los del tres una sangría aún mayor...
Para poder crear un índice con
sangrías según el grado del título, se van a
utilizar las tablas insertadas dentro de otras tablas.
Así es cómo se va a crear
la tabla del índice, pero con BORDER=0.
En lenguaje HTML sería de este
modo:
<center>
<table BORDER=0 COLS=1 WIDTH="60%"
>
<tr><td>1. Título
de nivel 1
<table BORDER=0 COLS=2
WIDTH="100%">
<tr><td
WIDTH="20"></td>
<td>1.1. Título del
nivel 2
<table BORDER=0 COLS=2 WIDTH="100%"
>
<tr>
<td WIDTH="20"></td>
<td>1.1.1. Título del
nivel 3
<br>1.1.2. Título del
nivel 3
<table BORDER=0 COLS=2 WIDTH="100%"
>
<tr>
<td WIDTH="20"></td>
<td>1.1.3 Título del
nivel 4</td>
</tr>
</table>
</td></tr>
</table>
</td></tr>
</table>
</td></tr>
</table></center>
3.5 Crear anclas dentro del manual
Cada uno de los títulos del
manual va a ser un ancla. La idea es acceder desde el índice al
punto que interese. Tras la conversión que hace Microsoft Word
tan sólo hay que cambiar los nombres de las anclas. En la
conversión se les da un número muy largo como este
<A NAME="_Toc444513958" para poder mantener un orden, es conveniente
que el nombre del ancla sea la numeración de ese título;
1, 1.1, 1.1.2
El texto del ancla puede ser el título
entero o sólo la numeración, como se prefiera.
3.6 Numerar los
títulos
La numeración de los manuales es
un esquema numerado. En HTML sólo hay una numeración
sencilla, de modo que para poder tener un esquema numerado lo tendremos
que incluir como texto y quitar las listas numeradas que haya creado
word durante la conversión. Utilizar el esquema de
numeración del índice, o tomar como modelo el manual
original.
3.7 Activar el índice
Cada uno de los títulos va a ser
un hiperenlace a las diferentes anclas que hemos creado.
3.8 Dividir el documento en secciones
Al ser un documento muy largo, conviene
dividirlo en secciones con una regla horizontal. Y al final de cada
sección dar la opción de volver al índice del
documento.
La regla de división que se
utiliza en el CTI no es una regla horizontal, sino una imagen:
"linea.GIF"
La referencia relativa para llamar
a esta imagen desde cualquier manual es : "../../iconos/linea.GIF"
3.9 Volver al índice
Para dar la opción de volver al
inicio del documento primero es necesario crear un ancla al principio
del documento que se llame inicio.
En cada final de sección hay que
dar la opción de volver al inicio del documento. Se hará
con la imagen :"volver.GIF"
La referencia relativa para llamar a
esta imagen desde cualquier manual es: "../../iconos/volver.GIF"
Esta imagen debe ser un hiperenlace al
inicio del documento. Es importante que tenga BORDER=0 para que no
aparezca el recuadro de resalte de un hiperenlace.
3.10 Comprobar que todo funciona
Comprobar que funcinan todos los
hiperenlaces.
Que la numeración de los
títulos es la correcta.
Que no aparecen errores.
Que aparezcan todas las imágenes.
Quitar espacios innecesarios que word
añade entre párrafos.
Una vez que todo funciona correctamente.
Entregar la carpeta con el documento de
HTML y las imágenes a quien vaya a poner el manual en el
servidor.
