Introducción a File Maker 2.0
Ignacio Coupeau, Juancho Carnicer y Jesús Used
21/9/95
Un dato es cualquier cosa que pueda ser recordada, como una fecha, un número, texto, imágenes, sonidos, etc.
Una base de datos puede ser vista como una colección organizada de datos y, en el caso que nos afecta, computerizada y cuyo almacenaje se realiza en memoria de masa (discos).
El concepto básico en el almacenamiento de datos es el registro. El registro agrupa la información asociada a un elemento que pertenece a un conjunto, y está compuesto por campos. Así, por ejemplo, un registro correspondiente a un libro (ficha correspondiente al libro), no es más que un elemento de un conjunto (base de datos de las existencias en una biblioteca). A su vez, ese registro contiene toda la información asociada al libro organizada en campos.
Las bases de datos creadas con File Maker permiten organizar, almacenar, actualizar, rectificar, calcular, analizar e imprimir la información.
Una base de datos, fichero o tabla es, pues, un conjunto de registros homogéneos con la misma estructura. Por ejemplo, una base de datos de empleados de una empresa podría ser:
Cada registro correspondiente a un empleado tiene los siguientes campos: DNI, Nombre, Apellidos, Edad, Población y Sueldo.
Una vez abierto el programa, el primer paso a seguir es elegir entre abrir una base de datos ya existente, conectarse a una base de datos por red o empezar a crear una base de datos nueva. Todo ello se elige en la primera ventana de diálogo que aparece y que está representada a continuación:
Si se elige la opción de crear una base de datos nueva, aparecerá otra ventana de dialógo en la que se pide que se introduzca tanto el nombre de la misma, como el lugar donde se quiere guardar, bien sea en alguna parte del disco duro o en un disquete.
Si se pretende crear una base de datos de tipo agenda, los campos lógicos a introducir serían: nombre, apellidos, dirección, teléfono,...; si, se quiere crear una base de datos bibliográfica, los campos serían: autor, título, género, fecha de publicación, edición, número de ejemplares,....
Hay que tener en cuenta que lo que ahora se está haciendo no es introducir los datos que formarán posteriomente nuestra base de datos, sino configurando la ficha o los campos que contendrán cada uno de los registros que más adelante se rellenarán.
Los pasos convenientes para ir creando los campos son los siguientes: primero se introducirá el nombre del campo en su lugar correspondiente; después se elegirá el tipo de campo (texto, número, fecha, etc) y después se hará un clic en Crear, de tal forma que se irán apreciendo en el recuadro todos los nombres de los campos indicando a su vez de qué tipo de campo se trata. Una vez que aparece en la zona superior de la ventana un campo ya creado, se puede introducir el nombre del siguiente campo, siguiendo los mismos pasos que para el primero, hasta que se completen todos los campos que compondrán la ficha de cada registro de la base de datos.
Cuando se han creado todos los campos que componen cada ficha, se hace un clic en Hecho, para indicar al programa que se ha culminado la labor de creación de campos. No obstante, siempre hay posibilidad de suprimir o cambiar los campos creados o de añadir nuevos en un momento posterior. Para ello acudir a la opción Definir campos del menu Selecc.
Se observa cómo el campo Nombre está activo, esperando que se
introduzcan los datos correspondientes. Una vez completo el primer campo,
habrá que ir al siguiente y así sucesivamente, hasta completar el
registro. Para ir de un campo a otro se utiliza la tecla de tabulación
;
el orden inicial será el orden de creación de campos, aunque en
el modo Presentación se puede alterar o personalizar el orden,
según las necesidades de cada caso.
En la parte izquierda de la pantalla, en el modo Visualizar, aparece un icono representando una especie de libro, en el que se va a mostrar el número de registros que se van introduciendo, el registro seleccionado en este momento y una barra lateral que permite ir de uno a otro de una manera muy rápida, con sólo desplazar dicha barra lateral de arriba a abajo a lo largo del icono; para desplazarla, hay que arrastrar con el ratón: Según se va desplazando la barra lateral, el número de registro va cambiando hasta localizar el deseado; y en ese momento aparecerá en pantalla el registro (soltar el ratón).
Aparecerá en la pantalla una nueva ficha en blanco para rellenar.
Las nuevas fichas se van añadiendo al final de la base de datos.
Para ordenar los registros hay que ir a Selecc|Ordenar y aparecerá una ventana de diálogo como la que se muestra a continuación:
En la parte izquierda aparecerán todos los campos que contiene la ficha dentro del cuadro llamado lista de campos. En la parte derecha aparecerán los campos elegidos como criterios de ordenación, dentro del cuadro llamado Tipo de ordenación.
Para elegir un campo de la lista y hacer que aparezca en el cuadro de Tipo de ordenación, habrá que hacer lo siguiente: elegir el campo deseado, haciendo un clic encima para que se seleccione (se resaltará en negro), elegir uno de los tres tipos de orden que aparecen en la parte baja de la ventana (ascendente, descendente, etc), pulsar en Mover para que aparezca en la lista de Tipo de ordenación. Si se desea elegir otros campo subsidiarios de ordenación, se repiten los mismos pasos descritos anteriormente. Una vez elegidos todos los campos deseados, se hace un clic en Ordenar y los registros aparecerán ordenados según el primer campo que se ha situado en Tipo de ordenación y si hay registros que coinciden en ese campo, la ordenación se condicionará por el siguiente campo elegido como tipo de ordenación.
Una vez ordenados los registros, aparece en pantalla el primer registro.
En la parte izquierda de la pantalla (debajo del icono que muestra el número de registro en el que está) hay un indicador que si bien antes decía Desordenados ahora se habrá convertido en Clasificados que indica que los registro han sido ordenados con antelación.
Es importante tener en cuenta que la ordenación no es automática y si se continúa introduciendo registros los registros nuevos quedarán al final del documento. El indicador de ordenación si se introducen nuevos datos se convertirá en Semi-ord indicando que los registros están parcialemnte ordenados. Para ordenarlos todos se vuelve a Selecc|Ordenar y como los criterios de ordenación se conservan haciendo un clic en ordenar y se volverán a ordenar todos.
Para duplicar un registro ya existente basta con localizarlo y tenerlo en la pantalla. Una vez localizado se elige en el menú Ed|Duplicar Registro. Aparecerá al final de la base de datos un registro idéntico.
Para Borrar un registro ya creado basta con localizarlo. Una vez localizado se elige en el menú Ed|Borrar Registro. Aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si se está seguro de que se quiere eliminar ese registro, para no eliminar un registro por equivocación.
Cuando elige esa opción, la pantalla aparece del siguiente modo:
Como se puede observar, en ella aparecen los mismo campos que forman los registros que se están introduciendo. Hay que introducir el término de búsqueda, es decir, cuál es el elemento común que va a servir para que el programa haga una selección entre todos los registros que forman la base de datos.
Una vez introducido el término de búsqueda, que puede pertenecer a cualquiera de los campos, haciendo un click en Buscar el programa creará un subfichero o una base de datos derivada de la original, con aquellos registros que coinciden o tienen algo en común con el témino de búsqueda que se haya introducido. La pantalla que aparecerá es la correspondiente a Visualizar, pero con una diferencia: en la parte izquierda de la pantalla tendrá un número que indica todos los registros que componen la base de datos; bajo el nombre de Hallados aparecerá el número de registros localizados tras realizar la búsqueda.
Es importante resaltar que, tras hacer una búsqueda, la base de datos mostrará UNICAMENTE los registros hallados o localizados tras la búsqueda y las operaciones que se realicen a continuación (imprimir, ordenar, visualizar, etc.) sólo afectarán a aquellos registros localizados tras la búsqueda.
Por ejemplo si observa en el menu Ed existe la posibilidad de Borrar Grupo Hallado, esta opción eliminaría sólo los registros resultado de la búsqueda.
Se pueden elegir una serie de opciones que hacen más efectiva la búsqueda, que se muestran en la parte izquierda de la pantalla bajo el nombre de Símbolos y que son los siguientes:
Para hacer uso de ellos habrá que elegir la opción que interese y, automáticamente, el programa introducirá el símbolo correspondiente en el campo que esté activo para condicionar el resultado de la búsqueda.
Si se quiere volver a tener todos los registros disponibles, es decir, todos los que componen la base de datos, habrá que acudir a Selecc|Seleccionar todos.
También se pueden eliminar todos los registros que se hallen tras hacer una busqueda, eligiendo la opción Borrar grupo hallado del menú Ed.
En ella se puede observar que aparecen los campos del registro, como en los otros modos pero con la diferencia que en el modo Presentación no es posible introducir datos nuevos o registros nuevos (para ello se debe acudir al modo Visualizar), ni tampoco realizar busquedas (para ello se debe elegir el modo Buscar).
En el modo Presentación, como se ha indicado anteriormente, se realizarán aquellas labores de diseño, maquetación y formato de la ficha o registro. En la parte izquierda de la pantalla aparece el cuadernillo en forma de calendario que aparecía también en otros modos de trabajo, pero ahora su contenido es diferente: así como en el modo Visualizar, las diferentes hojas del cuaderno muestran los diferentes registros que forman la base de datos, en el modo Presentación muestra los diferentes formatos o las diversas presentaciones que se han hecho sobre los mismos datos (por ejemplo, en una base de datos a modo de agenda se pueden tener varias presentaciones establecidas; una con todos los datos, otra solamente con teléfonos y nombres, otra solamente con direcciones para mandar correo, etc.). La presentación que se muestra por defecto cuando se empieza a trabajar, es una presentación standard, en la que aparecen todos los campos que se han creado. A partir de ésta se pueden crear tantas presentaciones como se desee, eligiendo los campos y formato que interesen.
Además de los campos que componen la ficha, también se pueden añadir al diseño de la ficha gráficos, objetos o figuras y para ello habrá que usar la tabla de herramientas que se compone de las siguientes partes:
Haciendo un click en la opción que interese de la tabla de herramientas, será posible insertar texto o gráficos en cualquiera de las partes del registro. Además, también se puede asignar color a cualquier elemento de la ficha diferenciando entre el área a rellenar o el marco o borde de los campos o gráficos .
Por su parte, tanto la cabecera como el pie de página del registro comprenden aquellos elementos que serán comunes a todas las páginas de la base de datos pero no de cada ficha en particular; es decir, a pesar de que en una misma página estén incluidos varios registros, solo habrá un encabezado y un pie de página para todos los registros que componen el documento en esta presentación en concreto.
Lógicamente, en estas tres partes se pueden incluir los elementos que se deseen, teniendo en cuenta, que los elementos que estén comprendidos en la zona denominada cuerpo se repetiran en todos y cada uno de los registros, y los elementos que están ubicados tanto en la cabecera como en el pié de página sólo figurarán una vez por página.
Las dimensiones de estas zonas pueden variar según convenga en el diseño del documento. Para desplazarlas, es necesario hacer un click sobre el nombre de cada parte y desplazar en sentido vertical indicando el tamaño que se desee. En pantalla aparecen unas lineas horizontales delimitando perfectamente las zonas, para ver qué objetos quedan dentro de cada zona del documento.
El tamaño de cuerpo de cada ficha es importante pues si posteriormente se va a ejecutar la opción Ver como lista del menú Selec. (sirve para visionar todos los registros seguidos ), la separación que quede entre uno y otro será mayor según el cuerpo de cada registro y, si hay demasiado cuerpo en blanco, los registros quedarán demasiado separados.
Para todas esas posibilidades, es necesario en primer lugar, seleccionar los campos que se deseen cambiar y luego elegir las características que se deseen desde el menú Formato.En él menú aparecen las siguientes opciones:
Usando estas opciones se pueden modificar los caracteres de aquellos campos que estén seleccionados, teniendo en cuenta que, como la presentación es para todo el documento, las modificaciones que se hagan en la presentación de los campos afectarán a todos y cada uno de los registros que componen el documento completo.
Al ir a Formato|Bordes de campo aparecerá la siguiente ventana de diálogo
El programa, por defecto, crea una presentación estandar en la que aparecen todos los campos creados. Después se pueden crear presentaciones personalizadas, según los intereses o gustos del usuario o utilizar alguno de los modelos que el programa incorpora. Para ello hay que elegir Ed|Nueva Presentación y aparecerán las siguientes opciones
Cada tipo de presentación tiene unas características diferentes que ahora se van a examinar:
* Estándar: es el tipo de presentación que incluye todos los campos que se han creado sin ninguna configuración especial.
* Informe en columnas: se crea una presentación en la que aparecen los datos en columnas a modo de listado, apareciendo los nombres de los campos en el encabezado, para que aparezcan solamente una vez por página.
* Página Unica: se elige este tipo si se desea que el cuerpo de cada registro sea el correspodiente a una página completa, de modo que sólo habrá un registro por página.
* Etiquetas: Es la presentación adecuada si se desea, con base en una serie de datos de direcciones, imprimir una serie de etiquetas adhesivas, con el fin de pegarlas en sobres para su posterior envío por correo. Si se elige esta opción, el siguiente paso será indicar qué modelo de etiquetas se ha elegido, para que el programa configure adecuadamente la presentación para ser después impresa.
* Sobres: con esta opción la presentación se adecúa lo mejor posible para poder imprimir directamente en sobres.
* En Blanco: la presentación aparecerá absolutamente vacía para poder configurarla a gusto o necesidad del usuario
Hay que precisar que, todas las opciones de presentación que se han visto previamente (excepto la Estándar y en Blanco) requerirán que se seleccionen los campos que deben estar incluidos en la presentación. Por eso, tras elegir el modelo de presentación, aparecerá una ventana como ésta:
El mecanismo de selección de campos es similar al que se realizaba al seleccionar los campos que servían como criterio de ordenación. (vease Ordenación de Registros).
Una vez elegidos los campos, se hará un click en OK para que aparezca la nueva presentación con los campos y la forma elegida.
Por ello, puede ocurrir que, inicialmente, se incorporen una serie de campos y,
posteriormente, interese añadir alguno que al principio no estaba
incluido. Para ello en primer lugar, se elige el modo Presentación
del menú Selecc. En la parte izquierda de la pantalla
aparece el icono
y, desplazándolo hacia el lugar de la presentación donde se
pretende que aparezca el campo, aparecerá un cuadro de diálogo
como el que sigue para elegir tanto el campo que se pretende introducir, como
si se quiere que aparezca el nombre del campo o no.
.
El funcionamiento o manejo de este elemento es similar al que se procedía para visualizar los registros que componen la base de datos.
En el modo Presentación el menú Ed varía en su contenido pero no en su estructura; los operadores son los mismos pero lo que se duplica o lo que se borra ahora no son registros sino Presentaciones y el menú tiene el siguiente aspecto
En él se observan las opciones de eliminación, duplicado y creación de nuevas presentaciones (esta última se ha visto anteriormente)
Para ello, si se selecciona Selecc|Vista Previa se comprobará el aspecto definitivo que tiene el documento. En el modo Vista Previa también aparece, en la parte izquierda de la pantalla, el libro que mostraba el número de registros (en el modo Visualizar) o el número de presentaciones ( en el modo Presentación); en este caso, lo que indica es el número de páginas que tiene el documento y la barra lateral se puede usar para ir de una página a otra de la Vista Previa. En la parte inferior del icono del cuadernillo aparecerá el número de páginas que tiene el documento completo
Una vez en el modo Vista Previa, se puede acudir a las otras presentaciones creadas para ver el formato del documento o su presentación preliminar correspondiente.
También aparecen en la parte inferior de la pantalla unas herrramientas para hacer más grande o más pequeña la imagen del documento, con el fin facilitar la vista completa de cada una de las páginas.
Es importante tener en cuenta que, en la ventana de diálogo imprimir, hay una serie de opciones según lo que se quiera imprimir.
Además lo que se imprime son los registros correspodientes a la presentación que se tenía en pantalla justo antes de indicarle la opción Arch|Imprimir.