CURSO 95/96 Universidad de Navarra

Introducción a

Microsoft Excel

Versión para Macintosh

                             Centro de Tecnología Informática Ignacio Coupeau, Ezequiel  
                               Eguinoa, Ana Herranz, Mercedes Goena y Jesús Used 27/3/96  

INTRODUCCIóN

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación cuya finalidad es la realización de cálculos y recálculos (actualización de cálculos), sobre datos introducidos en la misma, así como representar estos valores de forma gráfica. Un cálculo es una operación matemática aplicada a unos datos. Los recálculos son posibles en tanto en cuanto los factores de una operación no son datos, sino posiciones de los mismos en la hoja de cálculo, de tal modo que, al modificar el contenido de esa posición, también sea modificado el cálculo al que afecta. Los recálculos no serán posibles, por tanto, cuando los factores de una operación sean datos y no referencias posicionales.

Un documento de la hoja de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 16.384 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde uno y las columnas están rotuladas, de izquierda a derecha, de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación. La ventana muestra sólo, por tanto, una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican por una referencia que consta de dos partes, la letra de encabezamiento de columna y el número de fila. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas.

Con Excel pueden hacerse distintos tipos de documentos como Hojas de Cálculo y Gráficos, de lo que se tratará en este manual, pero también Macros (un documento similar a una hoja de cálculo, que contiene grupos de instrucciones para realizar tareas específicas) y Libros de Trabajo (un archivo en el que se pueden almacenar varias Hojas de Excel).

CóMO EMPEZAR A TRABAJAR CON EXCEL

Si es la primera vez que se va a trabajar con Excel hay que hacer un doble click sobre el icono de la aplicación. El icono se encuentra probablemente en la carpeta de programas del disco duro, se puede acceder al escritorio del Macintosh, o en la carpeta del At Ease si no es posible acceder al escritorio, como suele ser habitual en los ordenadores del CTI. La aplicación Excel se identifica con el icono:

Cuando se abre por primera vez la aplicación, siempre se presenta en pantalla un documento nuevo y vacio, cuyo nombre es HOJA1.

Si se va a continuar trabajando sobre un documento de Excel ya creado anteriormente, se puede abrir la aplicación haciendo doble click sobre el icono de ese documento. De este modo se entrará en la aplicación y se abrirá el documento en cuestión al mismo tiempo.

GUARDAR EL DOCUMENTO

Es aconsejable guardar el documento por primera vez antes de empezar. Es conveniente darle nombre al documento al mismo tiempo que se guarda. Lo habitual es guardarlo en discos flexibles. Este paso se debe hacer una sóla vez por documento, pero hay que asegurarse de que se realiza correctamente. Cuando se haya guardado el documento en el lugar deseado (el disco) y con el nombre deseado, bastará con guardar los cambios en el mismo documento de forma más sencilla, como se verá a continuación.

Guardar el documento por primera vez: guardar como

Se hace una vez por documento y debe hacerse nada más crear el documento.

Se elige Archivo|Guardar como y debe aparecer en la pantalla lo que se denomina un cuadro de diálogo:

En el recuadro debajo de la frase Guardar hoja de cálculo como, el ordenador está pidiendo que se dé al documento un nombre. El recuadro tiene un cursor parpadeante, a partir del cual se empieza a escribir el nombre.

NO se debe guardar el documento todavía. Hay que asegurarse de que se hace en el lugar deseado. En la parte superior del cuadro de diálogo aparece en cada momento la carpeta o disco en que sería guardado el documento si se diera la orden. Hay que asegurarse de que en ese recuadro aparece el nombre del disco flexible o de una carpeta del mismo. Por ejemplo, el ejercicio se guardaría en la carpeta Excel. A la derecha aparece el icono del disco flexible y el nombre de éste.

Si no es así, se pulsa con el ratón en Escritorio y aparecerá en el recuadro todo el contenido del escritorio. Como el disco está en el escritorio, se puede seleccionar de entre los items que se encuentran en él. Cuando esté seleccionado, el recuadro en el que antes ponía Guardar se habrá cambiado y ahora dirá Abrir. Al pulsar en Abrir, el nombre del disco aparecerá arriba y en la ventana inferior las carpetas que contiene; se elige la carpeta donde se quiere guardar o se guarda directamente.

Una vez localizado el lugar donde se desea guardar el documento se hace click en el botón Guardar.

Guardar

Una vez que, para un documento, se realiza la operación de Guardar como.., bastará otra orden más sencilla cada vez que se quieran guardar los cambios introducidos en el documento. Esta orden es la opción Archivo|Guardar.

De esta manera el ordenador guarda el documento abierto, con las modificaciones hechas desde la última vez que se guardó.

Es importante guardar los cambios efectuados en el documento cada cierto tiempo para evitar disgustos, pues, si no se guardan y la máquina se apaga por cualquier razón, como un corte de luz, se perderá toda la información no guardada.

CóMO INTRODUCIR INFORMACIóN EN LA HOJA DE CáLCULO

Son las celdas de la hoja de cálculo las que deben contener la información. Dentro de una celda de Excel puede haber dos tipos de información: datos y fórmulas. La información introducida será interpretada como una fórmula, siempre que el primer carácter introducido sea un signo de igualdad (=). En otro caso, será interpretada como dato, que puede ser numérico o de texto.

La información tecleada se introduce en cada momento en la celda que se encuentre seleccionada, a través de la barra editora de texto de la parte superior del documento, y se edita en la celda cuando se indica el fin de edición. Una celda está seleccionada cuando tiene el contorno más grueso, y, para seleccionarla, hay que hacer un click sobre ella. El fin de edición debe indicarse haciendo un click en el icono correspondiente de la barra editora: , pulsando la tecla retorno de carro o la tecla Intro que se encuentra en el teclado numérico del Macintosh.

Tecla Intro

A continuación será bueno introducir una tabla de datos para practicar lo anterior y; además, servirá de ejemplo a lo largo de este manual.

En primer lugar, introduzca los datos, para poder ver luego cómo emplearlos en cálculos. Seleccione la celda donde desee introducir el primer dato, teclee el dato a introducir y pulse la tecla de retorno de carro. Repita la operación para el resto de los datos. Cuando pulsa la tecla retorno de carro la celda seleccionada pasa a ser la inferior de la actualmente editada, pero puede desplazarse a cualquier otra con el ratón -haciendo un click sobre la celda que desee editar-.

Cómo variar el ancho de columna o el alto de fila

Debido a que el nombre Población (miles) no cabe en la celda, necesita ajustar el ancho de columna A.

Coloque el puntero sobre la línea divisoria que separa los encabezados de las columnas B y C; el puntero aparecerá como ; presione el botón del ratón y arrastre la división hasta donde desee. También se puede dimensionar la anchura de columnas seleccionando la columna en concreto, escogiendo el comando Edición|Ancho de Columna y escribiendo en el cuadro la medida deseada en puntos.

Hay que tener en cuenta, que cuando se modifica el ancho de columna o alto de fila, este cambio afecta a todas las celdas de la columna o fila.

Si se quiere modificar el alto de fila, se sigue el mismo proceso utilizando el ratón o el comando Edición|Alto de Fila.

PARA SELECCIONAR UNA FILA, COLUMNA U HOJA DE CáLCULO COMPLETA

Para trabajar con Excel, al igual que con otras aplicaciones del mismo entorno, es importante saber cómo se puede seleccionar un documento o parte de él.

Existen distintas posibilidades de selección:

Para seleccionar una celda individual : se hace click en la celda deseada.

Para seleccionar una fila o columna completa : se hace click en los títulos de la fila o columna.

Para seleccionar toda la hoja de cálculo:: se hace click en el botón "seleccionar todo" (cuadrado de la hoja de cálculo situado sobre los títulos de la fila y a la izquierda de los títulos de la columna)

Para seleccionar un rango de celdas : Rango de celdas se llama a un grupo rectangular de celdas adyacentes, y, para seleccionarlo, se arrastra desde la primera celda del rango a la última.

Para seleccionar celdas no adyacentes : Por ejemplo, si se quiere seleccionar datos de dos columnas sin seleccionar las columnas intermedias. Se selecciona la primera celda o rango que se desee, se mantiene presionada la tecla comando y se selecciona la celda o rango siguiente. Se repite el primer paso para continuar agregando selecciones.

CóMO DAR FORMATO A LOS VALORES INTRODUCIDOS EN LAS CELDAS

Cuando se han introducido los datos -o valores- no se ha tenido en cuenta su presentación, puntos de miles, decimales, etiquetas, ... ni el tamaño, tipo de letra o estilo utilizados.

La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar, si se cambia el tamaño, estilo y color de los datos dentro de esas celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, como puede comprobarse, diferencia entre valores numéricos y valores de texto: basta fijarse en que la alineación dentro de la celda no es la misma en los dos casos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el usuario, se establecen por separado según sean de aplicación sobre números, texto o ambas cosas.

Formato de número

Generalmente, cuando se quiere dar formato a un número, éste se aplica a toda una columna, que recoge datos homogéneos, o en otras ocasiones a toda una fila. Los formatos que se establezcan según éste epígrafe se aplicarán sólo a valores numéricos contenidos en las celdas sobre las que se aplique.

Lo primero que se debe hacer es seleccionar aquellas celdas sobre las que se quiere aplicar el formato. Una vez hecha la selección, se elige la opción de menú Formato|Número.Aparecerá un cuadro de diálogo:

Se puede emplear uno de los formatos de número incorporados, o crear formatos personalizados.

En el cuadro de diálogo se puede elegir Tipo de valor: Todas si se quieren ver todos los formatos existentes en el Código de Formato. Si se selecciona algo más concreto, como monedas, fecha, hora, porcentaje..., en el Código de Formato aparecerán sólo los formatos englobados dentro de esa categoría específica.

En una hoja de cálculo nueva todas las celdas tienen formato estándar - General-.

El recuadro Código muestra el formato seleccionado. Para agregar un formato personalizado, se escribe ahí uno nuevo, que se agregará a la categoría del Tipo de valor seleccionado en ese momento.

Si se quiere una opción ya existente, se hace un click sobre ella para seleccionarla y otro click en el botón Aceptar.

Es importante resaltar un detalle sobre el formato de los número en porcentaje Cuando se da este formato, Excel multiplica por 100 el valor de la celda automáticamente. Hay que tenerlo en cuenta para introducir bien los números y también en las fórmulas de porcentajes: el dato debe estar en tanto por uno para que la aplicación del formato sea correcta, y, aunque la presentación sea en tanto por cien, el dato de esa celda está en tanto por uno. Esto es muy útil para posteriores cálculos, pues, cuando se calcula algo a partir de un tanto por cien, siempre se usa, en realidad, el valor equivalente en tanto por uno.

Formato de fuentes

Algunos elementos de formato son aplicables a las celdas con independencia del tipo de valor que contengan. Por ejemplo, la fuente, el tamaño o el color.

Si elige Formato|Fuente aparece un cuadro de diálogo que permite elegir el formato de los caracteres para las celdas previamente seleccionadas.

Dentro del formato de carácter hay distintos componentes: la fuente, que es el tipo de letra; el tamaño y estilo, que ayudan a poner títulos, destacar y subrayar; por último, si se desea que los caracteres sean en color, es aquí donde se debe elegir.

Como siempre que se trabaja en este entorno, cuando se quiere elegir se hace un click encima de la opción deseada: en el caso de Fuente y Tamaño aparecerá en el recuadro inferior Muestra un ejemplo de texto con las opciones seleccionadas. En cuanto a los estilos, se establecen en el cuadro Estilo, al poner un aspa, haciendo un click sobre el recuadro que tiene cada estilo a su lado. Bajo la palabra Color, aparece una flecha orientada hacia abajo que, al pulsar sobre ella con el ratón, despliega un menú de colores a elegir. La opción Automático quiere decir que aparecerá en el color predefinido para la máquina.

Alineación

La opción Formato|Alineación, nos permite mejorar la presentación, según la colocación de los caracteres en el interior de la celda.

Antes se ha mencionado que, por defecto, los números aparecen alineados a la derecha y el texto a la izquierda. Eso se corresponde con la alineación Horizontal del tipo General, pero puede modificarse. Los nombres identificativos de las alineaciones son claros, pero puede ser bueno explicar, por interesante, la posibilidad de Centrar en la Selección. Este tipo de alineación permite centrar el contenido de una celda dentro de un rango. Por ejemplo, para centrar el título de una tabla respecto a toda su extensión horizontal. Deben seleccionarse todas las celdas dentro de las cuales se quiere centrar el título, iniciando la selección - celda con borde grueso, pero fondo blanco- en la celda que contenga el dato que se va a centrar.

Para mejorar la presentación también se puede cambiar la orientación del texto. La disposición de los ejemplos dentro del cuadro Orientación hacen innecesaria la explicación.

Existe en esta ventana de diálogo la opción Retorno Automático, especialmente útil cuando se quiera escribir en varias lineas dentro de la misma celda.

Un ejemplo de esta opción puede verse en la columna Población de la gráfica superior. Además, en esta fila se ha elegido la alineación vertical superior para mejorar el aspecto.

Bordes

Para una mejor presentación de tablas con Excel, el programa posee la opción Formato|Bordes. En la ventana de diálogo se puede personalizar, eligiendo el borde que se desee para las celdas, el estilo de éste y también su color.

Por último, respecto a la presentación, existe la posibilidad de modificar el diseño de las celdas. Unicamente se debe elegir Formato|Diseño y la opción que se desee. Todas las opciones de esta ventana se pueden seleccionar a través de los menús desplegables.

CóMO INTRODUCIR CáLCULOS

Ya se ha podido leer antes que, para introducir una fórmula en una celda de Excel, hay que empezar por un signo de igualdad. También se ha explicado que, si en la fórmula se introducen referencias a celdas en lugar de valores, se podrán ver actualizados los cálculos de forma automática cuando se modifique el dato de esa referencia.

Se hará en primer lugar el cálculo del total de población en las cinco provincias de la tabla. Seleccione la celda debajo de Vizcaya y escriba "TOTAL"; a la derecha de esta celda introducirá la fórmula: seleccione la celda B8. En ella debe introducir una suma de las celdas desde B3 hasta B7. Puede hacerse escribiendo: =B3+B4+B5+B6+B7; pero de este modo no tendría mucha utilidad la hoja de cálculo, especialmente si se imagina una columna con mil datos. Va a introducir ahora la suma de un modo que deberá emplear con frecuencia para todo tipo de operaciones. Habrá muchas cosas comunes, independientemente de la fórmula concreta que quiera introducir; de ese modo se podrán obviar explicaciones para la introducción de otro tipo de fórmulas.

Seleccione la celda que debe recoger el total de población, escriba un signo de igualdad y seleccione la opción Fórmula|Pegar función... Aparecerá este cuadro de diálogo:

En él hay una serie de Categorías de funciones que agrupan a éstas por tipos. La categoría Todas incluye todas las funciones que están agrupadas en las demás categorías. Dentro de cada categoría tiene las funciones agrupadas por orden alfabético.

Para calcular el total de la población en las cinco provincias de la tabla de este manual debe buscar la fórmula Suma en la lista Pegar Función y hacer un click en el cuadro Aceptar. La ventana de diálogo Pegar Función se cerrará y en la barra de edición aparecerá lo siguiente:

=SUMA(número1;número2;...)

Esta es la estructura básica de una función introducida con el menú Fórmula. En primer lugar aparece la función y, dentro del paréntesis, los elementos sobre los que se debe aplicar. El contenido del paréntesis es sólo explicativo del modo como se deben introducir los datos para que la fórmula sea válida. Son muchas las funciones que tienen una estructura similar a ésta; por eso es útil exponer una serie de cuestiones sobre el contenido del paréntesis:

-al editar una fórmula no debe quedar nada de lo que inicialmente presenta Excel dentro del paréntesis, salvo los elementos de estructura (en este caso, los puntos y coma). De otro modo, se habrá introducido texto en una fórmula y eso hará que Excel presente un mensaje de error. Se debe, por tanto, sustituir número1 por la referencia a una celda, lo mismo con número2 y borrar los puntos suspensivos o sustituirlos por más valores.

Si se quiere evitar que aparezca número1, número2, ... hay que eliminar el aspa de la casilla Pegar argumentos de la ventana Fórmula|Pegar función...

-los puntos y coma equivalen a una y, es decir, =SUMA(B3;B4) equivale a sumar B3 y B4.

-se pueden evitar los puntos y coma y utilizar los dos puntos cuando las celdas a sumar estén seguidas en horizontal o vertical. Los dos puntos equivalen a rango, es decir, desde...hasta.... Por tanto, =SUMA(B2:B7) equivale a sumar desde B2 hasta B7.

Repetición de cálculos: llenados automáticos

Cuando quiera calcular el total de la columna Extensión en la celda C8 según el ejemplo, podría volver a introducir una fórmula de suma como en la celda B8 para la población. Esta fórmula debería ser =SUMA(C2:C7), es decir, igual en estructura a la suma anterior.

Observe que, en las dos sumas, la fórmula introducida equivale a sumar desde 6 celdas más arriba hasta 2 celdas por encima de la celda que debe recoger el cálculo: los factores del cálculo están en ambos casos en la misma posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. Esto es muy útil cuando se trata, como en este caso, de calcular los totales de dos columnas paralelas.

Llenar hacia la derecha

Seleccione la celda que contiene el total de población y, sin soltar el botón del ratón amplíe la selección hasta la celda de la derecha -en la que desea introducir el cálculo del total de extensión-. Elija la opción Edición|Llenar hacia la derecha . En la celda de debajo de los datos de extensión debe aparecer el total de extensión , y si selecciona esa celda podrá ver que la fórmula editada en ella es la misma fórmula que la anterior en posiciones relativas. Observe que en un llenado hacia la derecha se actualizan los nombres de columnas y no los números de fila.

Este comando actualiza referencias cuando el inicio de la selección sea una fórmula. Si no es así, Llenar hacia la derecha repetirá el contenido de la columna origen en todas las celdas que se llenen.

Llenar hacia abajo

Calcule ahora en la columna D la densidad de población en cada provincia. La densidad de población de Sevilla será el resultado de dividir su población entre su extensión, es decir, =B3/C3. Fíjese que otra vez la siguiente densidad será exáctamente igual a ésta en cuanto a posiciones relativas de los factores respecto de la celda cálculo, aunque en este caso deban actualizarse los números de fila y no los nombres de columna. En estos casos se usa el llenado hacia abajo.

Seleccione la celda que contiene el cálculo para Sevilla, ampliando la selección en la misma columna hasta la fila de Vizcaya. Elija Edición|Llenar hacia abajo y observe que ya tiene hechos todos los cálculos de densidades de las distintas provincias. Seleccione la celda de la densidad de Barcelona y observe que la fórmula es correcta al actualizarse las referencias a posiciones relativas, en este caso varía la parte númerica de la referencia.

ORDENAR DATOS

Excel es una hoja de cálculo que puede ser utilizada como base de datos. Los datos que introducimos en Excel se pueden utilizar para diversas funciones. A la hora de manejar datos es importante poder ordenarlos.

Se puede hacer según distintos criterios.

Cuando en Excel se elige Datos|Ordenar aparecerá una ventana de diálogo en la que se podrá elegir, en primer lugar, si se desea ordenar por filas o por columnas; es decir, horizontal o verticalmente. Es importante darse cuenta de que, cuando se eligen unos datos en una columna y se quiere que se ordenen por filas, (es decir, que en la fila 1 aparezcan las primeras del alfabeto y en la 8, las últimas), se ordena sólo la columna seleccionada, pero no el resto. Si esa columna formaba parte de una tabla, es evidente que los datos en otras columnas ya no coinciden horizontalmente como debieran. Por eso, si en las columnas adyacentes hay datos referentes a la primera como suele ocurrir, quedarán mal distribuidos; por ello, se deben seleccionar todas las columnas cuyos datos se correlacionen con los que se van a ordenar, aunque se quieran ordenar según la primera, columna. En este caso se dice que la primera columna es el primer criterio de orden.

En el recuadro debajo de primer criterio se pone la primera celda por la que se quiere empezar a ordenar.

En el ejemplo de las provincias, aunque se quiera hacer el orden por el nombre de las provincias, si queremos que los datos de las poblaciones y extensiones coincidan, se debe elegir también las otras columnas. Si se quiere ordenar por provincias como primer criterio pondríamos $A$3 que es donde comienzan los datos que se quiere ordenar.

También se puede elegir más de un criterio a la hora de ordenar. En el ejemplo no tiene mucho sentido, pero si hubiera dos provincias repetidas, entre ellas, podríamos pedir que las ordenara por población en orden ascendente (en el recuadro de segundo criterio pondríamos $B$3 que es donde comienza la población).

De la misma manera se puede elegir un segundo o tercer criterio. En cada uno de ellos se puede definir si es orden ascendente (de menor a mayor/ de la A a la Z) o descendente (lo inverso).

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y REFERENCIAS RELATIVAS

Cuando en Excel se introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas, hay varias formas de establecer dichas referencias.

Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición, modifica y actualiza las posiciones. Es una referencia posicional o relativa, por ejemplo, C4. Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo, no de su posición relativa.

En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto, si no se indica nada que lo modifique. Para trabajar con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del número de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o hacia la derecha-, u operaciones de copiar y pegar, las referencias que tengan el signo $ delante no serán actualizadas. Si se supone que la celda B8 contiene la fórmula: =B7, al copiar la fórmula en la celda C8, esta será: =C7. Para copiar B8 en C8, debe seleccionarse la primera y elegir Edición|Copiar, seleccionar a continuación C8 y elegir Edición|Pegar. Es equivalente a llenar hacia la derecha desde B8 hasta C8 Con este ejemplo, se puede comprobar la actualización de referencias en su caso más simple. Si, por el contrario, la celda B8 contiene la fórmula: =$B$7, al copiar la fórmula en la celda C8, esta será: =$B$7: las referencias absolutas no se han actualizado.

En la figura siguiente, si se copia la fórmula de la celda B8 en C8, Excel copia las referencias que B8 hace, de forma relativa, a otras celdas, y las transforma para que la fórmula de C8 calcule el total de la Extensión. Si B8 era el cálculo de la suma de las celdas que tiene encima, C8 es lo mismo, pero para su columna.

Si en la columna E se calculan los porcentajes de población que cada provincia representa respecto del total, se debe hacer referencia absoluta a la celda B8 y fijarla, de forma que, al copiarla y llenar hacia abajo, no se desplace la referencia y se llegue siempre al resultado correcto:

=B3/$B$8

Se podrían practicar las referencias absolutas y relativas, calculando en la columna E los porcentajes de Extensión. Para el correcto uso de las referencias absolutas es conveniente tener en cuenta lo siguiente:

*Referencia del tipo $B$8 se fija totalmente la celda horizontal y verticalmente.

*Referencia del tipo $C4 estamos fijando la celda a la columna C pero permitimos su desplazamiento vertical por la misma.

*Referencia del tipo C$4 fijamos la celda a la fila 4 pero dejamos libertad para desplazarla por el resto de las columnas.

Resumiendo: el signo $ fija la coordenada de la celda que lleve inmediatamente detrás.

CóMO CREAR UN NUEVO DOCUMENTO

Ya se ha visto que Microsoft Excel permite crear distintos tipos de documentos; por eso, cuando se elije Nuevo del menú Archivo aparece un cuadro de diálogo donde se puede elegir entre cinco tipos de documentos diferentes. Se escoge el adecuado y se hace click en Aceptar.

CóMO ABRIR UN DOCUMENTO YA CREADO

Si en lugar de crear un nuevo documento se quiere abrir uno ya guardado, se debe elegir Archivo|Abrir y aparecerá un cuadro de diálogo donde, a través del Escritorio, se puede localizar el documento, seleccionarlo con un click, y abrirlo haciendo un click en Abrir.

CóMO CREAR UN GRáFICO EN EXCEL

Un gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo.

Excel ofrece 14 tipos de gráficos, en 88 formatos incorporados. Cuando se crea un gráfico, debe basarse en la forma del rango de datos seleccionado y en los tipos de datos que contenga dicho rango.

Un gráfico se puede crear directamente en una hoja de cálculo, que se mostrará en pantalla y se guardará como parte de la misma: a ésto se le llama gráfico incrustado. O bien, se puede crear un gráfico como un documento separado en su propia ventana. Los gráficos incrustados y los documentos de gráfico se vinculan a los datos de la hoja de cálculo en la cual se basaron y se actualizarán al mismo tiempo que dichos datos de la hoja de cálculo.

Para crear un gráfico incrustado

Primero se seleccionan los datos que se desee representar, incluyendo las celdas que contienen rótulos para las filas o columnas que se deseen usar en el gráfico; será útil para que salgan automáticamente títulos de gráficos, ejes, leyendas.... A continuación se hace un click en la herramienta ASISTENTE PARA GRAFICOS:

Se coloca el puntero, ahora en forma de cruz, donde se desee una esquina del gráfico y arrastre el ratón hasta que el contorno tenga el tamaño y forma deseados para el gráfico.

Aparecerán cinco ventanas con instrucciones para diseñar el gráfico de la forma más conveniente.

Para crear un gráfico como documento separado

Primero se seleccionan los datos que se desee representar. Se incluyen las celdas que contengan rótulos para las filas o columnas que se deseen usar en el gráfico. Se elige Archivo|Nuevo. Se selecciona Gráfico en el cuadro Nuevo.y se hace un click en el botón Aceptar.

Un gráfico incrustado puede convertirse en un documento separado haciendo doble click sobre el área del gráfico. Se convertirá en una ventana nueva, pero seguirá permaneciendo en la hoja de cálculo. Todo los cambios que se hagan en el documento se actualizarán también en el gráfico incrustado.

Para eliminar un gráfico incrustado de una hoja de cálculo

Seleccionando, con un click, el gráfico incrustado en la hoja de cálculo, se elige Edición|Borrar, Excel elimina el gráfico incrustado en la hoja de cálculo.

Para eliminar un gráfico como un documento separado

Se hará de la misma manera que un documento Excel del tipo que sea (hoja de cálculo, gráfico, hoja de macros...)

Se elige Archivo|Eliminar, y se selecciona en la lista el documento que se desea eliminar. Si el gráfico que se desea eliminar no aparece en la lista, se cambia a la carpeta que contiene el gráfico haciendo doble click en el nombre de la carpeta en la lista. Luego se elige el menú eliminar. Excel pide confirmación antes de eliminar un gráfico; el cuadro de diálogo Eliminar permanece en la pantalla para que se puedan seleccionar y eliminar otros gráficos.

Se debe elegir el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

Para cambiar el tipo de gráfico

Si el gráfico está incrustado en una hoja de cálculo, debe seleccionarse. Si el gráfico es un documento separado, la ventana activa debe ser la del gráfico. Haga click en en la herramienta del tipo de gráfico deseado.

Para agregar un título de gráfico o un título de eje

Debe activarse la ventana del gráfico. Si el gráfico está incrustado en una hoja de cálculo hay que hacer un doble click en el gráfico para presentarlo en una ventana de gráfico.

Se elige adherir texto en el menú de Gráfico para eje, gráfico o área del trazado y se selecciona el elemento al que se desee adherir el texto.

Al elegir el botón Aceptar, Excel agrega texto predeterminado en el lugar de gráfico apropiado y rodea el texto con los cuadros de selección. Se escribe el texto que aparecerá en la barra de fórmulas, como si fuera una celda de la hoja de cálculo. Haciendo un click en el icono correspondiente para verificar o pulsando Intro se indica que se ha finalizado la edición del texto, que se incorporará al gráfico.

Para agregar leyenda a un documento de Excel

Debe activarse la ventana del gráfico. Si el gráfico está incrustado en una hoja de cálculo hay que hacer un doble click en el gráfico para presentarlo en una ventana de gráfico.

Se elige Gráfico|Adherir Leyenda y Excel inserta una leyenda a la derecha del área del trazado y vuelve a ajustar el tamaño del gráfico para acomodar la leyenda; se selecciona la leyenda para darle formato.

IMPRESIóN DE UN DOCUMENTO DE EXCEL

Como cualquier programa, Excel dispone de opciones que permiten imprimir los documentos propios de la aplicación: hojas de cálculo, gráficos y macros.

Lo primero que se deberá hacer será seleccionar la impresora en la que se desee imprimir, utilizando el selector de recursos compartidos. Para llegar al selector debe elgirse la opción Selector en el menú de la manzana: [[apple]]|Selector.

Con Excel se puede indicar qué zona de la hoja de cálculo se quiere imprimir y cómo se quiere imprimir:

Para indicar la zona de la hoja de cálculo que se desea imprimir, debe seleccionarse ésta, y elegir Opciones|Establecer área de impresión.

Es conveniente, antes de imprimir, establecer opciones de impresión, seleccionando Archivo|Presentación preliminar, que visualiza en pantalla la salida, permitiendo efectuar modificaciones y posteriormente imprimir o volver a la hoja de cálculo en presentación normal.

Desde la Presentación preliminar se puede Ajustar la hoja; las opciones más importantes que se ofrecen son las siguientes:

-Imprimir con o sin la cuadrícula que separa las celdas de excel.

-Poner el encabezado o pie de página en los documentos impresos (por defecto sale, en el encabezado, el nombre del documento y, en el pie de página, el número de hoja). Los textos del encabezado/pie pueden ir a la izquierda, centro o derecha de la página, según se sitúen en una u otra sección. Además, es posible dar formato a los textos utilizando los botones de herramientas incluidos en los propios cuadros.

-Orientación: vertical o apaisada, del documento a imprimir.

-Escala: permite la opción de aumentar o reducir el tamaño de la hoja de cálculo, expresado en tanto por ciento. 100% es el tamaño normal.

-Encabezados de Filas y Columnas: activa/desactiva la impresión de la hoja con los nombres de identificación de filas y columnas(1,2,3...ó A,B,C...).

-Presentación de la impresión centrada en la hoja, horizontal y/o verticalmente.

También en Presentación preliminar se pueden determinar los márgenes del documento.

Una vez fijadas estas opciones, el documento estará preparado para imprimir.

Al elegir Archivo|Imprimir se puede indicar si se desean imprimir todas las páginas, o sólo un rango determinado de páginas. En el segundo caso, se deben introducir en los cuadros Desde y Hasta, los límites del rango a imprimir:

El cuadro Copias permite establecer el número de copias a imprimir de la misma hoja de cálculo.

Cuando todo esto se ha especificado correctamente, se hace un click en el botón Aceptar.

ERRORES MáS FRECUENTES

Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que indica cuál es el fallo cometido:

#[[exclamdown]]VALOR!

En el primer caso (#[[exclamdown]]VALOR!) hay que considerar que se han incluido en la fórmula algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numérico sino de texto.

Por ejemplo, suele aparecer este error cuando hacemos referencia a celdas con contenido decimal. Microsoft Excel y sus formatos numéricos tienen establecidos algunos caracteres para separar, por ejemplo, la parte entera de un número de la decimal, que dependen de la versión en uso. Emplear otros caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicación lea como texto lo que debería ser un número.

Para solucionar este problema hay que asegurarse de cuál es la forma correcta para la versión en uso, y asegurarse de que, en las opciones, está especificado el idioma correcto para formatos numéricos, teclado, etc.

#[[exclamdown]]DIV/0!

El segundo caso (error del tipo #[[exclamdown]]DIV/0!) se corrige cambiando la fórmula, considerando que hemos hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.

#[[exclamdown]]REF!

El error del tipo #[[exclamdown]]REF! quiere decir error en la referencia: Indica que, al actualizar una fórmula con referencias relativas, se están tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de cálculo.

Almohadillas (###)

Si después de una operación aparecen los símbolos llamados almohadillas en la celdas es indicativo de que el resultado no cabe en ese ancho. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver bien los resultados.

(Ver COMO VARIAR ANCHO DE COLUMNA)

No se pueden resolver referencias circulares

Cuando se ha cometido un error de referencia a la hora de copiar y pegar fórmulas o incluso a la hora de editarlas, es posible que aparezca una ventana de diálogo con este mensaje. Cuando aparece, se debe hacer un click en Aceptar, para investigar el origen del error y no continuar adelante pues, en ese caso, el campo a examinar sería mayor, y cada vez que se realizase una operación, aparecería el mensaje de nuevo.

Con frecuencia, este error aparece cuando se hace referencia a celdas que, a su vez, tienen fórmulas que hacen referencia a las primeras celdas. El caso más frecuente y sencillo de esta relación es el de una fórmula situada en una celda que hace referencia a ella misma.

Deshacer

El comando Deshacer permite anular el último comando de edición que se haya ejecutado.

El nombre del comando que se va anular aparece en el menú después de Deshacer, por ejemplo Deshacer Cortar (si la última acción ha sido cortar), Deshacer pegar (si la última acción ha sido pegar), Deshacer escritura( si la última acción ha sido escribir)...

Este comando es útil cuando, de repente, "ha desaparecido todo", "sólo he tocado una tecla, pero no sé cuál"....y situaciones semejantes.

Una vez escogido el comando Deshacer , éste se transforma en Rehacer lo deshecho.

Hay ciertos comandos en los que no se permite la posibilidad de deshacer la última orden efectuada sobre la hoja de cálculo o gráfico. En estos casos Deshacer se transforma en No se puede deshacer y además aparece en gris, lo que indica que este comando no se puede seleccionar.